Der xHain orientiert sich den Werten Neugier, Optimismus, Kreativität, Inklusion und Transparenz. Der Vorstand lässt sich in seinem Handeln von diesen Werten leiten und es ist seine Pflicht, sie bestmöglich umzusetzen.
Der Vorstand tritt regelmäßig zu Sitzungen zusammen. Diese Sitzungen sollen mindestens einmal im Monat stattfinden.
Vorstandssitzungen finden online oder hybrid statt.
Neben den Vorstandsmitgliedern dürfen auch alle Vereinsmitglieder grundsätzlich an Vorstandssitzungen teilnehmen. Es ist möglich, die Teilnahme an der Besprechung bestimmter Tagesordnungspunkte auf Mitglieder des Vorstands zu beschränken, wenn dies aus Gründen des Persönlichkeitsschutzes, Datenschutzes oder vergleichbarer gesetzlicher Regelungen angezeigt ist.
Antragsberechtigt sind grundsätzlich alle ordentlichen Mitglieder. Anträge durch ein Vorstandsmitglied sowie Anträge aus einem Beirat sind bevorzugt zu behandeln. Anträge durch ordentliche Mitglieder können an einen Beirat verwiesen werden.
Zu Sitzungen lädt der A-Vorstand alle Vorstandsmitglieder sieben Tage vorher in Textform ein. Diese Aufgabe kann delegiert werden. Die Einladung enthält die Tagesordnung der Sitzung sowie alle vorliegenden Anträge.
Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn mindestens 3 Mitglieder des Vorstandes anwesend sind.
Der Vorstand bestimmt Personen für die Versammlungsleitung und Protokollführung der jeweiligen Sitzung.
Die Vorstandssitzung hat eine Dauer von 60 Minuten. Die Dauer kann mit einem GO-Antrag um jeweils 30 Minuten verlängert werden.
Die Versammlungsleitung führt durch die Tagesordnung. Es gilt die Reihenfolge aus der Einladung. Die Reihenfolge kann durch einen Antrag auf Änderung der Tagesordnung geändert werden.
Es ist möglich, Dringlichkeitsanträge auf die Tagesordnung zu setzen. Die Dringlichkeit muss begründet werden, und es muss dargelegt werden, warum eine fristgerechte Antragstellung nicht möglich war. Die Aufnahme eines Dringlichkeitsantrags in die Tagesordnung erfordert eine 2/3-Mehrheit der anwesenden Vortstandsmitglieder.
Jedes Vorstandsmitglied kann zu einem Tagesordnungspunkt ein Meinungsbild beantragen. Die Fragestellung des Meinungsbilds soll so formuliert werden, dass mit ja/nein bzw dafür/dagegen reagiert werden kann. Meinungsbilder sind nicht bindend; bei eindeutiger Tendenz sollte aber auf weitere Redebeiträge nach Möglichkeit verzichtet werden. Die Gruppe der Personen, die beim Meinungsbild abstimmen, kann auf die Gruppe der Anwesenden erweitert werden.
Zu vorliegenden Anträgen können während der Sitzung thematisch passende Alternativanträge gestellt werden.
Zulässige GO-Anträge sind: Schließen der Redeliste, Wiedereröffnen der Redeliste, Meinungsbild, Vertagung, Änderung der Tagesordnung, Verlängerung der Versammlung, Schluss der Versammlung, Beschränkung der Redezeit und Feststellung des Abstimmungsergebnisses.
Nach dem Erschöpfen der Redeliste findet die Abstimmung statt. Die Versammlungsleitung benennt den zur Abstimmung stehenden Antrag. Die Vorstandsmitglieder geben auf geeignete Weise ihre Stimme ab. Die Form der Abstimmung kann durch die Versammlungsleitung an die Art der Teilnahme angepasst werden. Möglich sind analoge Verfahren wie Handheben oder die Elektronische Beschlussfassung.
Ein Einzelantrag gilt als angenommen, wenn mehr JA als NEIN-Stimmen abgegeben werden, es sei denn die Satzung sieht abweichende Mehrheiten vor. Enthaltungen zählen nicht zu den abgegebenen Stimmen.
Enthält sich der Vorstand komplett, gilt der Antrag als abgelehnt.
Bei zwei konkurrierenden Anträgen wird zuerst in einer Stichwahl der präferierte Antrag ermittelt. Über diesen wird danach nochmal nach §$x abgestimmt.
Bei mehr als zwei konkurrierenden Anträgen werden zuerst im Zustimmungsverfahren die beiden präferierten Anträge ermittelt. Mit diesen wird dann wie in §$y verfahren.
Die Versammlungsleitung stellt das Ergebnis der Abstimmungen fest. Die Schriftführung nimmt das Ergebnis ins Protokoll auf.
Das Protokoll wird spätestens sieben Tage nach der Vorstandssitzung an einem mindestens den Vereinsmitgliedern zugänglichen Ort im Internet veröffentlicht. Nicht-öffentliche Teile des Protokolls sind auf geeignete Weise zu anonymisieren.
Neben der Beschlussfassung während Vorstandssitzungen besteht auch die Möglichkeit der asynchronen Beschlussfassung.
Die Elektronische Beschlussfassung kann bei Versammlungen und für asynchrone Abstimmungen verwendet werden.
(1) Die Abstimmung wird durch den Schriftführer aufgesetzt und eröffnet.
(2) Abstimmungsoptionen sind "Ja", "Nein" und "Enthaltung".
(3) Nach dem Ende der Abstimmung erfasst der Schriftführer: Text des Beschlusses, Name der Abstimmenden (auch bei Enthaltung), Anzahl der Ja, Nein und Enthaltungsstimme und daraus folgend Annahme/Ablehnung des Antrags, Datum der Abstimmung, Name des Schriftführers.
(4) Das Abstimmungsergebnis wird unverzüglich öffentlich zugänglich gemacht
(1) Jedes Vorstandsmitglied kann eine asynchrone Abstimmung aufsetzen und agiert für diese Abstimmung als Schriftführer.
(2) Es gelten dieselben Beschlussfähigkeitskriterien wie in der Vorstandsversammlung.
(3) Asynchrone Abstimmungen erfolgen elektronisch.
(4) Die Antragstellende kann den Antrag vor dem Ende der Abstimmung zurückziehen.
(5) Im Abstimmungszeitraum kann jede Stimmberechtigte ihre abgegebene Stimme ändern.
(6) Eine Abstimmung dauert exakt 7 Tage. Nach Ablauf der 7 Tage sollen die abgegebene Stimmen technisch erfasst werden.
(7) Alternativ werden die Stimmen von der Antragstellenden am 8. Tag manuell erfasst.
(8) Die Abstimmung kann vorzeitig durch die Antragstellende beendet werden, wenn vor dem Ende der Frist alle Vorstandsmitglieder abgestimmmt haben.
(9) Findet keine fristgerechte Erfassung statt, ist die Abstimmung ungültig.